Giúp bạn làm quen với Cubable dễ dàng hơn

Tổ chức và vận hành dựa trên dữ liệu đòi hỏi phải có sự cộng tác làm việc. Tuy nhiên không phải dữ liệu nào cũng có thể chia sẻ được. Tính năng Sharing & Permissions của Cubable sẽ giúp giải quyết và phân quyền truy cập dữ liệu một cách cụ thể. 
 

Tổng quan về Chia sẻ và Phân quyền

 

Tính năng chia sẻ & phân quyền giúp bạn bảo mật dữ liệu trong khi vẫn chia sẻ để cùng cộng tác trên một Board. Mỗi Board sẽ có một bảng Sharing & Permission riêng. Bạn có thể phân quyền cụ thể đến từng ô dữ liệu cho đối tượng cụ thể mà bạn muốn. 

 

Trước hết, bạn cần nắm rõ các nhóm vai trò mặc định trong Board, gồm:
 

• Chủ sở hữu bảng (Board Owner): Nhân sự trong nhóm này được tự động thêm bởi hệ thống, bao gồm Chủ sở hữu Thư Mục (Collection’s owner) và Đồng sở hữu Thư Mục (Collection’s sub-owner).  

 

• Quản trị viên bảng (Board Admin): Nhân sự trong nhóm này được thêm bởi Chủ sở hữu bảng (Board Owner). 

 

• Thành viên trong bảng (Board Member): Nhân sự trong nhóm này được tự động thêm bởi hệ thống. Những nhân sự được chia sẻ Bảng (Board) dữ liệu sẽ mặc định nằm trong nhóm Thành viên trong bảng (Board Member). Hoặc bạn cũng có thể thêm nhân sự vào danh sách thành viên này; khi đó, thành viên mới thêm sẽ được tự động chia sẻ Bảng (Board) dữ liệu.

 

• Người thực hiện hàng công việc (Row Assignee): Nhân sự trong nhóm này được tự động thêm bởi hệ thống hoặc người dùng thông qua Trường Nhân sự phụ trách (Assignee).

 

• Người tạo hàng (Row Creator): Tương tự, nhân sự trong nhóm này được tự động thêm bởi hệ thống, mặc định là người tạo ra Hàng dữ liệu.

 

Tổng quan về Sharing (Chia sẻ)

Sharing giúp bạn xác định cụ thể đâu là những đối tượng, những nhóm vai trò mà bạn sẽ chia sẻ quyền truy cập vào Board. Đây là bước đầu tiên để các thành viên tham gia vào Board và cộng tác cùng làm việc.

Thông thường, khi khởi tạo, các Board sẽ ở trạng thái "Board owners & admins only" (chỉ dành cho chủ sở hữu và quản trị viên của bảng). Để thêm thành viên vào Board, bạn cần thay đổi trạng thái Sharing. Trong đó, gồm 2 lựa chọn:

 

• All workspace member: trạng thái công khai, mọi thành viên trong Workspace đều có thể truy cập;

 

• Individuals: chỉ định cá nhân chưa được chia sẻ quyền truy cập Board.
   

 

Lưu ý: 

• Các thành viên được thêm quyền Sub-owner của Collection sẽ mặc định trở thành Board Owner của tất cả các Board thành phần.
• Sau khi được chia sẻ quyền truy cập, các thành viên sẽ mặc định nằm trong nhóm Board Member.

 

Tổng quan về Permission (Phân quyền)

Tại phần Permission, bạn sẽ cài đặt chi tiết hơn về giới hạn thao tác của các thành viên trong phạm vi Board đó.

 

Permission class

Nhóm quyền này là những nhóm quyền cơ bản đối với dữ liệu trong Board, gồm có:

• Manage column: quyền thao tác và chỉnh sửa với các trường dữ liệu (Field);
• Manage row: quyền thao tác và chỉnh sửa với các dòng dữ liệu (Item);
• Create row: cho phép người dùng tạo dòng mới và thao tác chỉnh sửa với những dòng do mình tạo;
• Board invitation: cho phép người dùng thêm thành viên khác vào Board;
• Board automation: cho phép xem hoặc chỉnh sửa chế độ tự động trong Board;
• Board format style: cho phép xem hoặc chỉnh sửa các quy tắc định dạng dữ liệu đặc biệt trong Board;
• Board permission: cho phép xem hoặc chỉnh sửa các cài đặt phân quyền trong Board;
• Link document: cho phép liên kết tài liệu liên quan vào trong Board.

 

Permission field

Nhóm phân quyền này sẽ có tác dụng trên mỗi trường dữ liệu riêng biệt. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh phân quyền cho các nhóm vai trò với 3 lựa chọn sau:

• None: không được xem/truy cập/chỉnh sửa;
• Can view: chỉ được xem và không được chỉnh sửa;
• Can edit: được quyền chỉnh sửa.