Vì lượng thông tin cần lưu trữ rất nhiều, có thể lên đến hàng ngàn dòng và có những thông tin cần được bảo mật mà việc phân quyền trở nên vô cùng cấp thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt phân quyền chi tiết cụ thể đến từng ô dữ liệu để đảm bảo độ riêng tư cho dữ liệu của bạn trong Board.

Bên cạnh 5 nhóm vai trò cơ bản, bạn có thể tạo thêm nhóm vai trò mới bằng cách tập hợp và phân loại người dùng trong Board thành nhiều nhóm khác nhau.

Để tạo nhóm vai trò mới, bạn làm các bước sau:

Bước 1: Tại cửa sổ Sharing & Permission, bạn chọn "(+) New group" ở khu vực Permission;
Bước 2: Nhập thông tin cơ bản: tên nhóm vai trò, thêm thành viên vào nhóm…;
Bước 3: Cài đặt phân quyền mặc định cho nhóm. Chọn “Apply to all current fields” nếu cần;
Bước 4: Nhấn "Save" để hoàn thành việc tạo nhóm.

Lưu ý: Bạn có thể thêm bất kì ai vào trong nhóm này.

Ví dụ: Tại bảng quản lí công việc của phòng Marketing, bạn có những nhóm nhân sự với những vai trò sau:

Maketing Manger: Board Owner (Chủ sở hữu bảng);
Team Creative (Content - Design): Board Member (Thành viên bảng).

Lúc này, bạn cần tạo thêm một nhóm mới cho đối tượng CEO với phân quyền chỉ được xem thông tin bên trong Board, chúng ta sẽ tiến hành các thao tác như sau:

Bước 1: Tạo nhóm mới, đặt tên nhóm là "CEO";
Bước 2: Thêm tài khoản của đối tượng CEO;
Bước 3: Đặt phân quyền mặc định là “can view” và chọn “Apply to all current fields” (Áp dụng lên tất cả các trường dữ liệu hiện hữu) và chọn "Save".

Để điều chỉnh phần chia sẻ truy cập, bạn làm các thao tác sau:

Bước 1: Mở Bảng (Board) mà bạn muốn tùy chỉnh hệ thống Chia sẻ và Phân Quyền (Sharing & Permission);
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Sharing & Permission ở thanh công cụ góc phải bên trên của màn hình;
Bước 3: Tại phần Sharing, bạn nhấn vào ô lựa chọn Sharing to;
Bước 4: Chọn trạng thái chia sẻ theo nhu cầu của bạn. Nếu bạn chọn Individuals, bạn cần lựa chọn các tài khoản cần được chia sẻ quyền truy cập vào Board;
Bước 5: Nhấn “Update changes” (Cập nhật thay đổi) để hoàn thành việc cài đặt.

Lưu ý:

Thành viên được chia sẻ quyền truy cập vào Board sẽ mặc định nằm trong nhóm Board Member.
Nếu một Thư Mục (Collection) có nhiều Bảng (Board) khác nhau, các thành viên chỉ được xem và truy cập dữ liệu ở những Bảng (Board) mà họ được chia sẻ. Chỉ nhóm Board Owner (Chủ sở hữu bảng) mới có thể xem và quản lý tất cả các Bảng (Board).
Nếu bạn xóa thành viên khỏi Bảng (Board), hệ thống mặc định sẽ xóa người đó khỏi những Chế Độ Xem (View) trong Bảng (Board) mà người đó được chia sẻ trước đây.

Để cài đặt phân quyền, bạn cần nắm rõ cách thức và chức năng của các nhóm vai trò, xem tại đây.

Trong trường hợp bạn muốn phân quyền cho mỗi trường khác nhau, chúng ta sẽ thực hiện cách thủ công tại từng trường.

Bước 1: Lựa chọn tên trường dữ liệu ở hàng ngang và nhóm vai trò ở hàng dọc;
Bước 2: Rê chuột vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh mỗi phân quyền tương ứng;
Bước 3: Điều chỉnh phân quyền phù hợp (none/can view/can edit);
Bước 4: Nhấn nút “Update changes” khi đã hoàn thành cài đặt phân quyền.

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Hỗ trợ nhanh