Giúp bạn làm quen với Cubable dễ dàng hơn

Cấu trúc dữ liệu Cubable với 5 phân cấp cụ thể giúp bạn tổ chức và hệ thống hóa thông tin hiệu quả. Đây được xem như là “cốt lõi” của toàn bộ hệ thống Workspace, là những thành tố cơ bản tạo điều kiện để bạn tổ chức dữ liệu một cách hợp lý và hiệu quả.

 

 

Workspace (Không gian làm việc)

Đây là thành tố cao nhất, là không gian bao trùm toàn bộ dữ liệu của tổ chức. Mỗi Workspace có thể là một công ty/tổ chức của bạn.
Để bắt đầu sử dụng Cubable, bạn cần đăng ký một Workspace mới, hoặc được mời vào một Workspace có sẵn.

 

 

Có thể xem Collection như một tập tin, giúp lưu trữ và phân loại thông tin của bạn. Collection sẽ chứa các Board (Bảng) và quản lý theo các nhóm phòng ban chức năng, nghiệp vụ hoặc dự án để dễ dàng tổ chức, theo dõi một cách hiệu quả.

 

 

Các Board là những thành tố nằm bên trong Collection, với công dụng tương tự một bảng tính. Board thường được ứng dụng cho việc quản lý dự án, quản lý danh sách khách hàng, quản lý công việc cá nhân… tùy thuộc vào nhu cầu người dùng. 

 

 

Bên trong Board, bạn sẽ có thể tạo các Item - đây là thành tố tương tự với hàng trong Spreadsheet. Người dùng có thể tạo các Item như một dự án, một khách hàng… trong Board và sắp xếp, hiển thị tùy chỉnh theo nhu cầu.

 

 

Trường dữ liệu là phiên bản nâng cấp của các cột trong bảng tính, giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót về định dạng trong quá trình nhập liệu, cũng như hỗ trợ những khả năng về tính toán tốt hơn. Về cơ bản, việc tạo một Trường dữ liệu mới đồng nghĩa với việc tạo một Cột mới.

Trong Cubable, các trường được chia thành 2 nhóm: trường hệ thống và trường tùy chỉnh. 
- Trường hệ thống: là những trường mặc định được tạo ra bởi hệ thống. Bạn có thể ẩn các trường hệ thống khỏi Board, nhưng không thể xóa.
- Trường tùy chỉnh: là những trường mà bạn có thể thêm vào, ẩn hoặc xóa đi tùy ý, giúp bạn tổ chức dữ liệu theo bất kì định dạng nào mà bạn muốn.

 

 

Checklists là nơi bạn có thể cập nhật các công việc con cần hoàn thành.

Trong phần Checklists, bạn có thể tạo tùy thích không giới hạn các đầu việc, sắp xếp thứ tự, gắn thẻ nhân sự liên quan, đặt hạn chót bằng cách đánh dấu các công việc con đã hoàn thành, bạn có thể theo dõi tiến độ của công việc thông qua Trường Dữ Liệu Tiến Độ (Progress).

Để tạo checklist mới, bạn cần thực hiện những bước sau:

• • • Bước 1: Bấm vào Hàng dữ liệu (Row) cần thêm checklist.
    • Bước 2: Bấm nút “New checklist” (Thêm checklist mới) (Biểu tượng dấu + kế bên Checklist).
    • Bước 3: Đặt tên Checklist.
    • Bước 4: (KHÔNG BẮT BUỘC) Chọn “Copy checklist items from…” (Sao chép các checklist từ…). Việc chọn sao chép checklist sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo lại các công việc con cần thực hiện.
    • Bước 5: Liệt kê các công việc con cần thực hiện, đặt ngày và phân công người phụ trách. 

 

 

Với Cubable, bạn dễ dàng chuyển các đầu việc con trong Checklist thành một Hàng công việc (Row) trong Bảng (Board) khi cần theo dõi nhiều thông tin hơn về công việc đó, bằng cách bấm nút “Convert to board item” (Chuyển thành mục mới trong Bảng). 

 

 

Nắm được 5 thành tố trong cấu trúc phân cấp dữ liệu này của Cubable, chắc chắn bạn sẽ tổ chức được một không gian làm việc với cấu trúc chặt chẽ, giúp các thành viên cộng tác và làm việc hiệu quả hơn.