Giúp bạn làm quen với Cubable dễ dàng hơn

Việc chia sẻ và phân quyền vào trong mỗi Board đều là để đảm bảo cho dữ liệu được bảo mật tuyệt đối. Còn những cấp dữ liệu đặc biệt bao gồm: Collection, View và Docs sẽ chia sẻ quyền truy cập như thế nào?
 

Chia sẻ Thư Mục (Collection Sharing)

Tại phân cấp Collection, bạn không thể phân chia vai trò rõ rệt như trong Board. Thay vào đó, bạn chỉ có thể thêm thành viên làm Collectio Sub-owner (Đồng sở hữu) với các bước sau:
 

• Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng bên cạnh tên Collection ở góc trên bên trái màn hình và chọn Manage;
• Bước 2: Tìm đến ô Sub-owner và lựa chọn tài khoản người dùng mà bạn muốn phân quyền Đồng sở hữu (đọc lại về khái niệm các vai trò tại đây);
• Bước 3: Nhấn "Save".
   

 

Chia sẻ Chế độ xem (View Sharing)
 

Một thành viên trong Board sẽ không thể thấy được bất cứ View nào nếu họ không được chia sẻ. Và mỗi View trong Board sẽ có một trạng thái chia sẻ khác nhau. Thông thường, bạn sẽ cài đặt phân quyền cho View ngay từ lúc tạo View mới (xem cách tạo View tại đây), nhưng nếu bạn muốn chỉnh sửa chia sẻ truy cập cho View, bạn làm các bước sau:
 

• Bước 1: Nhân vào biểu tượng 3 dấu chấm dọc ở rìa bên phải thẻ tên View;
• Bước 2: Chọn "Edit settings";
• Bước 3: Tại tab General, mục Share to, bạn lựa chọn đối tượng cần được chia sẻ (xem lại khái niệm các trạng thái chia sẻ tại đây);
• Bước 4: Nhấn "Save" để lưu thay đổi.
   

Lưu ý: Nếu bạn thêm người dùng qua Individuals hoặc chuyển View sang chế độ công khai All board members mà chưa mở quyền truy cập Board, hệ thống sẽ thông báo “Access denied” và không cho người dùng đó truy cập.
 

Chia sẻ Tài liệu (Docs Sharing)

Tài liệu dạng ghi chú (Docs) cũng là một dạng tài sản cá nhân, cần được bảo mật và phân quyền cho đúng đối tượng. 

• Bước 1: Truy cập Module Docs, biểu tượng tệp nằm dưới Module Collection;
• Bước 2: Mở tệp Docs mà bạn muốn chia sẻ;
• Bước 3: Nhấn vào nút Share nằm ở góc trên bên phải của giao diện Docs;
• Bước 4: Lựa chọn đối tượng chia sẻ

        + Private: chỉ mình tôi

        + All people: tất cả mọi người trong Workspace

        + Individuals: cá nhân hoặc nhóm được chỉ định và phân quyền trên tệp Docs (View, Comment, Edit)

 

Lưu ý: Tại lựa chọn Individuals, bạn sẽ có 2 lựa chọn nhỏ:

• Group: tại đây bạn sẽ tạo mới 1 nhóm người dùng sẽ cùng được phân quyền giống nhau
• Individuals: chỉ định cụ thể mỗi người dùng với những phân quyền khác nhau