Giúp bạn làm quen với Cubable dễ dàng hơn

Nếu bạn đã nắm được toàn bộ khái niệm về các thành phần của Automation, sau đây Cubable sẽ đưa ra một vài trường hợp thường dùng khi cài đặt Automation từ cấp độ cơ bản đến nâng cao.

 

Automation đơn giản

Với những chế độ tự động cơ bản, thông thường phần điều kiện chỉ có 1 là loại điều kiện kích hoạt (Trigger) hoặc có kèm thêm 1 điều kiện phụ (Sub-condition).

 

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt Automation cho Board Quản lý công việc của phòng ban mà bạn đang quản lý:

 

• Trước deadline nộp kết quả công việc 2 ngày, gửi thông báo nhắc nhở người phụ trách về deadline.
• Khi nhân viên nộp lại kết quả công việc, trường “Trạng thái” tự động chuyển sang “Chờ phê duyệt”.
  
  

 

Automation phức tạp (nhiều điều kiện và hành động)

Những trường hợp bạn cần cụ thể hóa phạm vi xét điều kiện của Automation, cần phải kết hợp rất nhiều điều kiện và nhiều hành động với nhau. Khi này chúng ta sẽ kết hợp điều kiện kích hoạt (Trigger) cùng với điều kiện phụ đi kèm (Sub-condition).

 

Ví dụ: Vẫn là trường hợp Board Quản lý công việc của phòng ban trên:

 

• 2 điều kiện và 1 hành động: Khi còn 2 ngày đến deadline mà trạng thái công việc vẫn đang là “Mở” thì gửi thông báo nhắc nhở người phụ trách công việc cập nhật trạng thái công việc.

 

• 1 điều kiện và 2 hành động: Khi hàng công việc mới được tạo, tự động gán nhân viên vào trường người phụ trách và đặt deadline 3 ngày sau đó.

 

Chuỗi tự động (Automation)

Với những trường hợp nâng cao hơn được gọi là chuỗi Automation, hành động của một Automation sẽ là điều kiện để xét tính thỏa mãn của một Automation khác.

 

Ví dụ: Bạn đang trong Collection của team Marketing với 2 bảng chính dành cho team Content và Design. Bạn muốn khi Content cập nhật mô tả thiết kế cho Design thì tại bảng của team Design sẽ tự động xuất hiện dòng task đó và thông báo cho người phụ trách team. 

 

• Automation 1: Tại bảng của team Content, bạn cài đặt Automation với điều kiện:
  Khi trường “Mô tả thiết kế” chuyển từ trạng thái “Trống” (is empty) sang “Có dữ liệu” (is not empty) thì sao chép hàng đó sang bảng của team Design.

 

• Automation 2: Tại bảng của team Design, bạn cài đặt Automation với điều kiện:
  Khi hàng công việc mới được tạo thì gửi thông báo đến cho người phụ trách team (được chỉ định).

 

Với cách cài đặt như vậy, khi bạn điền nội dung vào trường “Mô tả thiết kế” và nhấn “Save” thì hàng vừa điền sẽ được sao chép sang bảng Design và đồng thời gửi thông báo cho người phụ trách. 

 

Cubable Tip: Automation là một tính năng đa dạng và tùy biến theo nhu cầu thực tế của người dùng. Một bí quyết khi cài đặt Automation chính là cố gắng cụ thể hóa phạm vi ảnh hưởng của Automation nhất có thể. Việc này sẽ giúp thuật toán tự động thực hiện hành động chính xác hơn.

 

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể cài đặt bao nhiêu Automation?

Số lượng Automation bạn có thể cài đặt là không giới hạn. Tuy nhiên mỗi Không gian làm việc, tùy theo gói mà bạn đang sử dụng sẽ có những giới hạn về lượt chạy Automation khác nhau.

 

Trường hợp nào được tính là một lượt chạy Automation?

Một lượt chạy Automation (còn gọi là Automation Runs) được tính khi tại hàng bất kì, điều kiện được thỏa mãn, dẫn đến hành động xảy ra.

 

Các Automation chuỗi cũng sẽ được tính như cách định nghĩa phía trên, cứ 1 hành động được thực hiện sẽ tính là 1 lượt chạy.

 

Lưu ý:

• Khi cài đặt, nếu bạn gạt mở nút “Apply all the previous changes” (xét trên những dữ liệu hiện có) thì nếu bất cứ dòng nào thỏa điều kiện, Automation vẫn sẽ chạy và tính vào số lượng tổng của Workspace.
• Để xem chi tiết số lượt chạy Automation của gói dịch vụ bạn đang sử dụng, truy cập cubable.com/pricing hoặc xem hướng dẫn mục Thanh toán & Xuất hóa đơn tại đây.