Tổng quan về Block “Kích hoạt"

Block "Kích hoạt" trong quy trình tự động là điểm bắt đầu của quá trình tự động hóa, cho phép kích hoạt các hành động dựa trên các sự kiện cụ thể được cài đặt trong hệ thống. Các sự kiện trong Block “Kích hoạt" gồm:

 

• Bản ghi được tạo mới
• Bản ghi có dữ liệu được cập nhật
• Bản ghi bị xóa

 

 

Ngoài ra, Block “Kích hoạt" được chia thành 2 trường hợp là:

• Block "Kích hoạt" ở đầu Quy trình tự động.
• Block "Kích hoạt" ở giữa Quy trình tự động.

 

 

Thiết lập Block "Kích hoạt”

Trường hợp 1: Block “Kích hoạt” nằm ở đầu "Quy trình tự động"

• Bước 1: Tại cửa sổ thiết lập Block “Kích hoạt", chọn 1 trong những sự kiện gồm:
  • Bản ghi (Record) dữ liệu được tạo mới 
  • Bản ghi (Record) có dữ liệu được cập nhật 
  • Bản ghi (Record) dữ liệu bị xóa 
  • Đến thời điểm kích hoạt bản ghi dữ liệu 
  • Đến thời điểm lên lịch 
• Bước 2: Chọn Bảng (Table) thiết lập (Chỉ có duy nhất sự kiện “Đến thời điểm lên lịch” không bắt buộc bạn chọn Bảng)
• Bước 3: Chọn Bản ghi (Record), có 2 lựa chọn: 
  • Bản ghi (Record) dữ liệu bất kỳ: Hệ thống sẽ kiểm tra sự kiện Kích hoạt trên tất cả các dòng trong Bảng bạn đã chọn
  • Bản ghi (Record) dữ liệu thỏa điều kiện: Hệ thống sẽ kiểm tra trên các dòng phù hợp với điều kiện bạn thiết lập trên các Trường ở trong Bảng cho Quy trình tự động.
• Bước 4: Bấm nút “Lưu” để xác nhận việc hoàn tất thiết lập cho Block "Kích hoạt" ở đầu Quy trình tự động.

 

 

Trường hợp 2: Thiết lập Block “Kích hoạt” nằm giữa "Quy trình tự động"

• Bước 1: Ở giữa Quy trình tự động, bấm vào dấu cộng tại vị trí mà bạn muốn thêm Block “Kích hoạt"
• Bước 2: Chọn 1 trong những sự kiện của Block "Kích hoạt" gồm:
  • Bản ghi (Record) có dữ liệu được cập nhật
  • Bản ghi (Record) dữ liệu bị xóa 
  • Đến thời điểm kích hoạt bản ghi dữ liệu
  • Đến thời điểm lên lịch 

Lưu ý: không thể chọn “Bản ghi (Record) dữ liệu được tạo mới”

• Bước 3: Chọn Bản ghi (Record), có 2 lựa chọn: 
  • Bản ghi (Record) dữ liệu bất kỳ: Hệ thống sẽ kiểm tra sự kiện Kích hoạt trên tất cả các dòng trong Bảng bạn đã chọn
  • Bản ghi (Record) dữ liệu thỏa điều kiện: Hệ thống sẽ kiểm tra trên các dòng phù hợp với điều kiện bạn thiết lập trên các Trường ở trong Bảng cho Quy trình tự động
• Bước 4: Bấm nút “Lưu” để xác nhận việc hoàn tất thiết lập cho Block "Kích hoạt" ở đầu Quy trình tự động

 

Thiết lập Sự kiện “Bản ghi dữ liệu được tạo mới” 

Để thiết lập Sự Kiện “Bản ghi dữ liệu được tạo mới” của Block “Kích hoạt”, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

• Bước 1: Tại cửa sổ thiết lập Block Kích hoạt, chọn “Bản ghi (Record) dữ liệu được tạo mới” từ danh sách các sự kiện.
• Bước 2: Chọn Bảng (Table)
• Bước 3: Chọn “Thêm điều kiện”
  • Chọn “Trường dữ liệu” bạn được cài đặt giá trị 
  • Chọn các điều kiện so sánh (trống, không trống, là, không là…)
  • Nhập dữ liệu cần kiểm tra theo định dạng của Trường dữ liệu chính
• Bước 4: Chọn logic cần áp dụng
  • Và ( phải thỏa mãn hết tất điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
  • Hoặc ( chỉ thỏa mãn một trong những điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
  • Tùy chỉnh (bạn có thể kết hợp giữa “Và” + “Hoặc”)
• Bước 5: Bấm nút “Lưu” để lưu lại các thiết lập cho Sự kiện “Bản ghi (Record) có dữ liệu được tạo mới” của Block “Kích hoạt”

 

 

Thiết lập Sự kiện “Bản ghi được cập nhật” 

Để thiết lập Sự Kiện “Bản ghi được cập nhật” ở Block Kích hoạt, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

• Bước 1: Tại cửa sổ thiết lập Block Kích hoạt, chọn “Bản ghi được cập nhật” từ danh sách các sự kiện.
• Bước 2: Chọn Bảng (Table)
• Bước 3: Chọn Bản ghi (Record), chọn 1 trong 2 lựa chọn sau:
  • “Bản ghi (Record) bất kỳ”: khi có bất kỳ sự cập nhật giá trị trên bản ghi bất kỳ trong Bảng (Table) bạn chọn, hệ thống sẽ tự động chạy "Quy trình tự động" theo thiết lập.
  • “Bản ghi (Record) thỏa điều kiện”: khi có sự cập nhật giá trị trên các bản ghi thỏa điều kiện đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động chạy "Quy trình tự động" theo thiết lập.

Nếu bạn chọn “Bản ghi (Record) thỏa điều kiện” thì tiếp tục thực hiện các bước chọn điều kiện lọc bản ghi như sau:

• • • Chọn “Trường dữ liệu” ở Bản ghi (Record) bạn sẽ cập nhật (mặc định là trường chính và có thể chọn trường khác)
    • Chọn các điều kiện so sánh (trống, không trống, là, không là…)
    • Nhập đúng dữ liệu ở Bản ghi (Record) mà bạn muốn lọc 
    • Chọn logic cần áp dụng:

- Và ( phải thỏa mãn hết tất điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
- Hoặc ( chỉ thỏa mãn một trong những điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
- Tùy chỉnh (bạn có thể kết hợp giữa “Và” + “Hoặc”)

• Bước 4: Đối với các bản ghi thoả mãn điều kiện tại bước 3, hệ thống sẽ tiếp tục xét điều kiện về các trường trong những bản ghi đó. Khi đó, bạn tiếp tục chọn Trường dữ liệu cần kiểm tra theo 1 trong 2 lựa chọn bên dưới. 
  • “Trường dữ liệu bất kỳ”: khi có bất kỳ sự cập nhật giá trị trên các Trường dữ liệu của Bảng (Table) hệ thống sẽ tự động chạy "Quy trình tự động" theo thiết lập.
  • “Trường dữ liệu cụ thể”: khi có sự cập nhật giá trị trên các Trường dữ liệu thỏa điều kiện đã thiết lập hệ thống sẽ tự động chạy "Quy trình tự động" theo thiết lập.
    
     Nếu bạn chọn “Trường dữ liệu cụ thể” thì tiếp tục thiết lập các điều kiện sau:
    • Chọn “Trường dữ liệu” ở Bản ghi (Record) bạn sẽ cập nhật (mặc định là trường chính và có thể chọn trường khác)
    • Chọn các điều kiện so sánh “Từ” (trống, không trống, là, không là…)
    • Nhập dữ liệu ban đầu trước khi cập nhật ở Trường dữ liệu 
    • Chọn các điều kiện so sánh “Thành” (trống, không trống, là, không là…)
    • Nhập dữ liệu bạn sẽ cập nhật để thực thi "Quy trình tự động" theo thiết lập
    • Chọn logic cần áp dụng:

- Và (phải thỏa mãn hết tất điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
- Hoặc ( chỉ thỏa mãn một trong những điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
- Tùy chỉnh (bạn có thể kết hợp giữa “Và” + “Hoặc”)

• • • Bạn có thể cài đặt thêm nhiều trường mới bằng cách bấm vào biểu tượng “Thêm trường dữ liệu”

Bước 5: Bấm nút “Lưu” để lưu lại các thiết lập cho Sự kiện “Bản ghi (Record) có dữ liệu được cập nhật” của Block Kích hoạt

 

 

Thiết lập Sự kiện “Bản ghi (Record) bị xóa” 

Để thiết lập Sự Kiện “Bản ghi (Record) bị xóa” ở Block “Kích hoạt”, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

• Bước 1: Tại cửa sổ thiết lập Block Kích hoạt, chọn “Bản ghi (Record) bị xóa” từ danh sách các sự kiện.
• Bước 2: Chọn Bảng (Table)
• Bước 3: Chọn Bản ghi (Record): xác định Bản ghi (Record) sẽ “Xóa” để Quy trình tự động sẽ thực thi theo thiết lập. Lưu ý, chỉ có  “Bản ghi (Record) bị xóa” nằm ở đầu Quy trình tự động mới cần thiết chọn “Bảng” (table)
  • “Bản ghi (Record) bất kỳ”: Khi có bất kỳ việc “Xóa” giá trị trên các bản ghi trong Bảng (Table) bạn chọn, hệ thống sẽ tự động chạy quy trình tự động theo thiết lập.
  • “Bản ghi (Record) thỏa điều kiện”: Nếu bạn chọn “Bản ghi (Record) thỏa điều kiện” thì tiếp tục thực hiện các bước chọn điều kiện lọc bản ghi, sau khi cài đặt các điều kiện, khi xóa những Bản ghi (Record) này thì Quy trình tự động sẽ thực thi:
    • Chọn “Trường dữ liệu” ở Bản ghi (Record) bạn sẽ xóa (mặc định là trường chính)
    • Chọn các điều kiện so sánh (trống, không trống, là, không là…)
    • Nhập đúng dữ liệu ở Bản ghi (Record) mà bạn sẽ xóa

• Bước 4: Chọn logic cần áp dụng
  • Và (phải thỏa mãn hết tất điều kiện của các Trường dữ liệu bạn thiết lập)
  • Hoặc (chỉ thỏa mãn một trong những điều kiện của các Trường dữ liệu (cột) bạn thiết lập)
  • Tùy chỉnh (bạn có thể kết hợp giữa “Và” + “Hoặc”)
• Bước 5: Bấm nút “Lưu” để lưu lại các thiết lập cho Sự kiện “Bản ghi (Record) bị xóa” của Block “Kích hoạt”

 

Câu hỏi thường gặp

Nếu tôi nhập sai điều kiện ở “Bản ghi thỏa điều kiện” thì quy trình tự động có được thực thi không?

Nếu bạn nhập sai điều kiện thì Quy trình tự động sẽ không thực hiện cho đến khi có dữ liệu cập nhật ở Bản ghi (Record) đúng với bạn cài đặt

Lưu ý: mỗi 1 Bản ghi (Record) ở Quy trình tự động chỉ có thể thực thi duy nhất 1 lần

Ví dụ: Bạn cài đặt 1 Bản ghi (Record) ở sự kiện  “Bản ghi (Record) dữ liệu được cập nhật” thì sau khi thực thi Quy trình tự động theo như cài đặt, Bản ghi (Record) này sẽ không thể tiếp tục thực thi ở Quy trình tự động này nữa

Bản ghi (Record) này có thể thực thi ở Quy trình tự động khác theo cài đặt khác