CUBABLE 2.0

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, một workflow hiệu quả chính là chìa khóa để nâng cao năng suất và tối ưu quy trình làm việc. Vậy workflow là gì? Tại sao nó lại quan trọng? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc đó và hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình linh hoạt khoa học, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Hãy cùng khám phá ngay!

1. Workflow là gì?

Workflow là thuật ngữ dùng để chỉ chuỗi các công việc hoặc quy trình được thực hiện theo một trật tự cụ thể nhằm tối ưu quy trình làm việc và đạt được mục tiêu nhất định. Nói cách khác, đây là cách các nhiệm vụ, thông tin và công việc được chuyển giao một cách mạch lạc giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp, tạo nên một dòng chảy công việc liên tục, hiệu quả và toàn diện.

2. Vai trò của workflow đối với doanh nghiệp

• Đảm bảo sự liền mạch và đồng nhất trong công việc

Khi doanh nghiệp vận hành theo một workflow được thiết kế bài bản, mỗi phòng ban và từng cá nhân đều nhận thức rõ ràng về vai trò và nhiệm vụ của mình. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ, hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm và giảm thiểu sự lộn xộn trong quy trình làm việc.

Bên cạnh đó, workflow còn tạo sự kết nối xuyên suốt giữa các công việc và đội nhóm. Nhờ đó, việc chia sẻ thông tin, tương tác và phối hợp trở nên nhịp nhàng hơn, đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong toàn bộ quy trình.

• Dễ dàng theo dõi và quản lý quy trình

Workflow cung cấp một cái nhìn trực quan và tổng thể, cho phép nhà quản lý theo dõi chi tiết trạng thái và chất lượng công việc qua từng giai đoạn. Nhờ vào sơ đồ và biểu đồ workflow, các nhà quản lý dễ dàng giám sát tiến độ, nhận diện điểm cần cải thiện và nhanh chóng đưa ra các điều chỉnh phù hợp, đảm bảo hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

• Gia tăng hiệu suất làm việc

Với workflow, công việc được phân bổ rõ ràng và cụ thể theo từng phòng ban hoặc cá nhân, kèm theo các nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện và KPI cụ thể. Nhờ đó, các thành viên trong tổ chức có thể tập trung tối đa vào nhiệm vụ chính, tránh bị phân tán bởi những công việc không liên quan.

• Tối ưu hóa nguồn lực

Workflow giúp các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra một cách khoa học và có tổ chức, loại bỏ những khâu không cần thiết. Điều đó không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí vận hành.

3. Các bước xây dựng quy trình workflow khoa học cho doanh nghiệp

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Dữ liệu là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập và triển khai workflow một cách hiệu quả. Nguồn dữ liệu có thể bao gồm các tài liệu, thông tin nội bộ hoặc dữ liệu từ bên ngoài.

Có hai nguồn dữ liệu chính cần thu thập:

• Nguồn nội bộ: Bao gồm các thông tin được tổ chức và lưu trữ trong doanh nghiệp như: thông tin nhân sự, báo cáo kinh doanh, thông tin dự án, hoặc dữ liệu khách hàng.

• Nguồn bên ngoài: Là các thông tin ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp như: tình hình thị trường, báo cáo đối thủ cạnh tranh hoặc các biến động kinh tế.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

Việc liệt kê chi tiết tất cả các nhiệm vụ là bước quan trọng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong workflow. Để hoàn thiện danh sách này, nên có sự tham gia của các bên liên quan nhằm đảm bảo tính toàn diện.

Bước 3: Phân công vai trò

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân hoặc đội nhóm giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng người, đúng việc, đúng thời điểm. Việc này cần dựa trên năng lực và trách nhiệm của từng thành viên để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. Ngoài ra, cần có sự thảo luận và thống nhất trong quy trình làm việc để tránh xung đột hoặc mất cân đối khi giao việc. 

Bước 4: Thiết lập quy trình công việc

Một workflow chuẩn cần mô tả chi tiết các bước thực hiện, thể hiện rõ mối liên hệ giữa các nhiệm vụ và các bên liên quan. Workflow nên bao gồm các yếu tố sau:

• Sơ đồ hoặc biểu đồ mô phỏng toàn bộ quy trình.

• Mô tả chi tiết từng nhiệm vụ.

• Người chịu trách nhiệm và người thực hiện.

• Thời gian hoàn thành và KPI cụ thể.

• Nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.

• Các quy định và nguyên tắc chung.

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá workflow

Sau khi xây dựng workflow, cần tiến hành kiểm tra và đánh giá để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Bước này giúp nhận diện các lỗi hoặc điểm yếu cần cải thiện trước khi triển khai chính thức.

Khi đánh giá, cần chú ý:

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể.

• Thu thập ý kiến phản hồi từ các bên liên quan.

• Đề xuất và thực hiện các cải tiến cần thiết.

• Đánh giá lại quy trình sau khi điều chỉnh.

Bước 6: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Để đảm bảo workflow được triển khai đồng bộ và hiệu quả, cần tổ chức các hoạt động đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên. Các bước đào tạo bao gồm:

• Xây dựng tài liệu hướng dẫn: Tài liệu chi tiết hoặc video giải thích quy trình.

• Tổ chức thông tin: Lưu trữ tài liệu ở nơi dễ truy cập, đảm bảo tính bảo mật.

• Chia sẻ quy trình làm việc chuẩn: Thông báo và phổ biến quy trình đến toàn bộ nhân viên.

• Đào tạo trực tiếp: Tổ chức các buổi đào tạo để giải thích kỹ hơn.

• Thu thập phản hồi: Điều chỉnh quy trình dựa trên ý kiến của nhân viên.

Bước 7: Áp dụng và triển khai workflow

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành triển khai workflow chính thức. Trong quá trình này, cần thực hiện:

• Chuẩn bị đầy đủ tài nguyên và lên lịch triển khai cụ thể.

• Giám sát quá trình thực hiện và điều chỉnh khi cần.

• Đào tạo bổ sung nếu phát sinh khó khăn.

• Đảm bảo các bộ phận tuân thủ đúng quy trình và quy định.

Bước 8: Báo cáo và cải tiến

Bước cuối cùng là tổng hợp báo cáo kết quả, đánh giá tiến độ và hiệu quả workflow. Báo cáo này giúp doanh nghiệp xác định điều gì đã làm tốt, điều gì cần cải thiện để tối ưu hóa quy trình trong tương lai. Việc này không chỉ nâng cao hiệu suất hiện tại mà còn giúp tinh chỉnh quy trình, hướng tới sự phát triển bền vững.

4. Những lưu ý quan trọng khi triển khai Workflow trong doanh nghiệp

• Đánh giá quy trình hiện tại: Xem xét kỹ các quy trình làm việc hiện có và xác định các vấn đề tồn đọng để xây dựng Workflow mới hiệu quả, tránh sai sót không đáng có.

• Xác định các bước thực hiện: Mô tả cụ thể và chi tiết từng bước trong quy trình để đảm bảo công việc diễn ra rõ ràng và có tổ chức.

• Ưu tiên và tối ưu công việc: Phân loại nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và loại bỏ những quy trình công việc không cần thiết nhằm tăng hiệu suất.

• Ứng dụng công nghệ: Tận dụng phần mềm và công cụ hiện đại để tự động hóa, giám sát và đánh giá quy trình nhanh chóng, chính xác.

• Đào tạo nhân viên: Trang bị đầy đủ kiến thức và hỗ trợ kịp thời để nhân viên thực hiện Workflow hiệu quả.

• Theo dõi và đánh giá liên tục: Giám sát tiến độ, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình làm việc kịp thời khi cần.

• Cải tiến linh hoạt: Luôn sẵn sàng cập nhật và cải tiến Workflow để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

5. Xây dựng Workflow hiệu quả với Cubable

Cubable là một nền tảng No-code/Low-code hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và tối ưu quy trình làm việc (workflow) mà không cần đến kỹ năng lập trình. Những lợi ích nổi bật mà Cubable mang lại bao gồm:

• Quản lý dữ liệu đơn giản và hiệu quả: Cubable hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, tổ chức và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng, giúp bạn tối ưu quy trình làm việc thông qua việc đưa ra các quyết định chính xác và dự đoán xu hướng hiệu quả.

• Tự động hóa công việc: Các tác vụ lặp đi lặp lại sẽ được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu suất làm việc.

• Kết nối giữa các phòng ban: Cubable giúp tạo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đảm bảo mọi người làm việc trên cùng một hệ thống, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

• Tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu: Dù không biết lập trình, bạn vẫn có thể thiết kế và điều chỉnh các công cụ quản lý công việc sao cho phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ tận tình từ chuyên gia: Đội ngũ của Cubable luôn sẵn sàng giúp bạn xử lý mọi khó khăn trong quá trình triển khai và vận hành workflow.

6. Kết luận: 

Workflow không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả vận hành. Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp cần xây dựng workflow một cách bài bản và áp dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp như Cubable. 

Liên hệ ngay với Cubable để được tư vấn chi tiết!